Administra-me ou Eu te Devoro

A Disciplina do Compromisso Assumido

De acordo com um antigo mito grego, a Esfinge de Tebas observava atentamente cada viajante que passava pela cidade e a ele apresentava um misterioso ultimato: “Decifra-me ou te devoro!”. Assim, àquele que se deparava com a esfinge restava tentar decifrar um enigma ou pagar com a própria vida.

Em negócios, a gestão do tempo é uma competência que faz toda a diferença. É uma técnica para planejar o seu dia com precisão, a fim de que possa realmente realizar as tarefas de maneira produtiva e que contribuam aos seus objetivos maiores. A disponibilidade de tempo de um executivo é um dos seus ativos pessoais e tesouros mais importantes, assim como a desorganização de agendas e prioridades é uma tragédia, um prenúncio do fracasso.

Qual é a frequência com que um compromisso previamente agendado é desmarcado em cima da hora? Quão comum é ficar esperando, pacientemente (ou impacientemente), pelo início de uma reunião importante?

Aconteceu comigo, recentemente. Eu tinha uma agenda confirmada há vários dias com um executivo e, no horário da reunião on-line, recebo uma mensagem: “Não conseguirei cumprir a agenda com você. Surgiu uma reunião imprevista!”. Para ser sincero, pareceu-me que o líder havia marcado vários compromissos no mesmo horário, ou tenha se esquecido de anotar o compromisso. Parece um pequeno detalhe, um acontecimento sem muita importância, mas esta é uma disciplina, uma competência muito significativa para o sucesso do líder e de sua equipe. Pense nisso!

Isto já virou rotina em companhias aéreas, em consultórios médicos, entre outros negócios e atividades. Marcam-se “várias pessoas” porque acontece de alguém falhar, não comparecer sem avisar. O mesmo ocorre em eventos com a quebra de 20 a 40% da audiência confirmada. Será a Cultura do Descompromisso?

Entendo que no dia a dia os líderes precisam atender reuniões que, eventualmente, ultrapassam o tempo previsto. Assuntos que vão se somando e que são necessários para o andamento de um projeto, mas muito cuidado quando os temas começam a desfocar do objetivo principal. Tudo faz parte de hábitos de sucesso que precisam ser aperfeiçoados continuamente.

Em minha experiência de agendamentos com líderes da área internacional era comum a frase: “Reunião às 8 horas, horário de Saint Paul!”. Isso queria dizer que às 7h50m todos deveríamos estar no local (presencial ou on-line). Às 8 horas as portas eram fechadas, os atrasados não entravam ou, se entravam, recebiam um comentário sutil sobre a importância do respeito. Vez ou outra, bastava o apresentador olhar no relógio, a mensagem estava dada. Horário é horário! Excesso de rigor ou disciplina da pontualidade? Aprendi que sucesso é a disciplina do compromisso assumido!

Tive o privilégio de trabalhar com assistentes que eram bem rigorosas nos agendamentos e isto me ajudava muito. Tínhamos hora de início e de encerramento das frequentes reuniões. Atrasos geram acúmulos, estresse e perda de tempo das outras pessoas que estão na sequência. Este rigor era muito importante também em minhas frequentes viagens. Os clientes eram agendados com dois ou três meses de antecedência e, após a confirmação, compromisso era compromisso. Agendou, confirmou, tem que comparecer! Repito, é um excelente exemplo de disciplina do líder para todos da empresa.

Ainda sobre as reuniões que muitas vezes são imprescindíveis, tínhamos o hábito de sempre agendar a duração para até trinta minutos. Sem choro, nem vela (reclamações ou lamentações)! Este era o padrão que aprendi com o meu caro colega F. do Valle. Muito raramente, estendíamos este tempo para os assuntos que exigiam mais detalhes, como as reuniões de alinhamento sobre o desempenho individual.

Lembro que até para as reuniões estratégicas com a área internacional era fundamental compartilhar projetos com apenas um chart, em uma folha, o suprassumo do assunto. Nada de lero-lero, nada de desviar do foco. Direto ao ponto!

Certa ocasião, questionei ao diretor executivo como ele conseguia controlar o tempo. Ele tirou do bolso um pequeno papel feito pela sua assistente. Ali, naquela tirinha, continha as muitas reuniões do dia, os assuntos e horários de início e término. E abaixo, a frase: “O sucesso depende de pontualidade!”. E assim, ele conseguia realizar de dez a doze reuniões produtivas nos dias em que estava no escritório, e ainda sobrava tempo para trabalhar.

Esse processo de respeito pelo tempo comprometido faz uma grande diferença no cumprimento da agenda de todos. É comum ouvir a seguinte frase: “Passei o dia em reuniões, só agora vou começar a trabalhar!”. E isso, às 17hs. E aí a qualidade de vida fica comprometida.

Pense bem: Você nunca vai encontrar tempo para nada, mas pode criar espaço para o que importa. Vamos ver quantas pessoas têm isso sob controle:
– 82% das pessoas não utilizam um sistema de gestão do tempo.
– De acordo com o relatório Digital 2025 Global Overview passamos 6 horas e meia por dia on-line, e verificamos o celular 96 vezes por dia. O que você acha disso? Você faz parte desta estatística? Os números não mentem: ninguém é perfeito na gestão do tempo.

Estudos sobre os efeitos negativos da era digital responsabiliza a tecnologia pela redução da nossa capacidade de atenção, perda de foco, além de efeitos devastadores no tempo de sono, o que impacta o pensamento criativo e crítico. A invenção dos celulares nos deu um acesso sem precedentes à informação, mas gerou um desejo por distrações minuto a minuto, e o problema só aumenta. Veja só esta constatação alarmante: 87,7% dos proprietários de empresas enfrentam problemas de saúde mental.

Quem nunca utilizou o celular antes de pegar no sono? Reduções no tempo do sono e humor andam juntos. Ao analisar as emoções de participantes com privação de sono, dados indicam que as pessoas estão:
– 59% mais propensas a se sentirem nervosas e irritadas.
– 45% a se sentirem solitárias.
– 58% a se sentirem preocupadas.

Mas nem tudo é notícia ruim e alarmante. No Canadá, um conceito cada vez mais presente é o Chronoworking, a prática de alinhar seu horário de trabalho com o seu ritmo circadiano (o relógio biológico interno). Essa tendência visa ajudar cada pessoa a identificar as suas horas de maior produtividade, por isso, 87% dos profissionais gostariam de experimentar essa forma de trabalho. O motivo é simples: 48% dos trabalhadores acreditam que a sua saúde mental melhoraria se pudessem trabalhar de acordo com os seus hábitos de sono.

A pesquisa também aponta para melhores índices de produtividade nas empresas que adotarem essa tendência. Por exemplo, 33% dos colaboradores acreditam que o chronoworking aumentaria o seu foco e produtividade. Isso merece uma reflexão!

Quais são os benefícios do bom gerenciamento de tempo?

– Melhora na saúde mental. Ter controle da própria agenda aumenta a autoestima e reduz o estresse.
– Mais produtividade e foco. Cumprir prazos, chegar no horário e ser eficiente conquista o respeito dos outros.
– Equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Saber organizar o tempo permite estabelecer limites claros entre trabalho e vida pessoal.

Com esses benefícios, o seu tempo flui melhor e a vida funciona como uma engrenagem bem ajustada. A Regra de Ouro é: faça primeiro as tarefas mais importantes. Esse hábito simples, mas poderoso, ajuda a definir o tom de um dia produtivo.

– Regra 90/10. A ideia de que 10% das suas atividades geram 90% dos resultados. Isso incentiva a identificar tarefas de alto valor e priorizá-las.
– Método “Coma o Sapo” (Eat-the-Frog method). Consiste em começar o dia com a tarefa mais difícil ou desagradável. Cumpri-la logo no início aumenta a motivação e acelera o andamento das demais tarefas.

No fim das contas, priorizar tarefas é essencial para uma boa gestão do tempo, e isso se torna um hábito com a prática e a persistência.

Qual é a melhor maneira de gerenciar seu tempo?

– Revisar a agenda. Elimine tarefas de pouco valor que ti-ram o foco do que realmente importa.
– Tomar decisões com rapidez. Evite o excesso de análise e confie no seu julgamento.
– Delegar com eficiência. Passe adiante tarefas que não exigem suas habilidades específicas.

No contexto de trabalho e estudo, uma estratégia bastante usada é a regra 7-8-9, que propõe: 7 horas de sono; 8 horas de trabalho ou estudo; 9 horas para interesses pessoais e lazer. Naturalmente, cada pessoa deve experimentar diferentes truques de produtividade para descobrir o que funciona melhor para si.

Embora estas estatísticas mostrem que há dificuldades globais com saúde mental, distrações e procrastinação, elas também apontam para uma solução universal – você precisa criar um sistema personalizado de gestão do tempo, com as ferramentas certas.

Administrar o tempo, a agenda, é um grande desafio, daí a importância do tema e a merecida atenção sobre o assunto. O respeito pelo tempo de todos deve começar com a disciplina do líder. Ele deve dar o exemplo para obter resultados extraordinários. Em contrapartida, o constante desrespeito nos horários e compromissos assumidos gera reações de insatisfação, frustração, falta de engajamento. É o efeito comprovado da Esfinge de Tebas do início deste artigo. Melhor decifrar o enigma, ou melhor, administrar bem o recurso precioso para que não sejamos devorados por ele, pela ineficiência desta habilidade.

O sucesso nos resultados está nos pequenos detalhes de comportamentos e competências do líder. Uma equipe brilhante precisa de referências positivas sempre. Lembre-se disso quando aceitar participar do próximo compromisso.

Para Refletir…

– Como você procede com a sua agenda de trabalho?
– Qual é a sua taxa de cumprimento dos horários e compromissos assumidos?
– Suas reuniões ou visitas são agendadas de última hora ou são planejadas antecipadamente (horas, dias, semanas, meses)?
– Você tem o hábito de desmarcar reuniões já comprometidas?
– Se sim, o que você pode fazer para aumentar a sua eficiência nesta competência?

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